Software para agência de publicidade: como organizar campanhas e produção

Software para agência de publicidade precisa dar conta de uma realidade complexa: campanhas criativas, produção de peças, aprovações de cliente, gestão de mídia, controle financeiro com verbas altas e equipes multidisciplinares. Não é qualquer ferramenta que serve.

Agências de publicidade — especialmente as que trabalham com campanhas offline (TV, rádio, OOH, impresso) além do digital — têm fluxos diferentes das agências puramente digitais. A produção é mais pesada, os prazos são mais rígidos, as verbas de mídia são maiores e o controle financeiro precisa ser mais robusto.

Neste guia, você vai entender o que um software para agência de publicidade precisa ter, quais são as diferenças em relação a agências digitais e como escolher a ferramenta certa. Se você busca um sistema de gestão para agências completo, conheça o WiseData Agency.

Diferenças entre agência de publicidade e agência digital

Antes de escolher um software, é importante entender as diferenças que impactam a operação:

Agência de publicidade tradicional

• Campanhas multicanal: TV, rádio, mídia exterior (OOH), impresso, além de digital
• Produção pesada: vídeos, jingles, spots, materiais gráficos em alta resolução
• Verbas de mídia altas: negociação com veículos, compra de espaço, BV (bonificação por volume)
• Fluxo de aprovação formal: múltiplas rodadas de aprovação com cliente
• Equipe maior e mais especializada: criação, produção, mídia, atendimento, planejamento
• Projetos com cronogramas rígidos: datas de veiculação não podem atrasar

Agência de marketing digital

• Foco em canais online: tráfego pago, SEO, social media, e-mail marketing
• Produção mais ágil: peças digitais, criativos para anúncios, posts
• Verbas menores e mais flexíveis: budgets de campanha ajustáveis em tempo real
• Fluxo mais dinâmico: testes A/B, otimizações constantes
• Equipe mais enxuta: muitas vezes o mesmo profissional faz múltiplas funções

Essas diferenças impactam diretamente o tipo de software que cada agência precisa. Um software para agência de publicidade precisa ser mais robusto em gestão de produção, aprovações e controle financeiro de verbas.

Recursos essenciais de um software para agência de publicidade

Um software para agência de publicidade completo deve incluir:

Gestão de clientes e contratos

Cadastro completo de clientes com dados financeiros, contratos, comissões de mídia (BV), histórico de campanhas e contatos. Agências de publicidade geralmente têm contratos mais complexos.

Gestão de campanhas e jobs

Organização de trabalhos por tipo: campanhas, jobs pontuais, produções, peças avulsas. Cada campanha pode ter múltiplos jobs com prazos e responsáveis diferentes.

Gestão de produção

Controle de peças em produção: vídeos, áudios, materiais gráficos, arte-final. Acompanhamento de status, versões e aprovações de cada peça.

Fluxo de aprovação

Sistema de aprovação com histórico de versões, comentários do cliente e controle de quem aprovou o quê. Essencial para campanhas com múltiplas rodadas de revisão.

Gestão de mídia

Controle de verbas de mídia, planos de veiculação, negociação com veículos, checking de veiculação e cálculo de BV (bonificação por volume).

Financeiro robusto

Controle de orçamentos por campanha, faturamento por job, contas a pagar/receber, comissões de veículos, repasse de mídia ao cliente e relatórios de rentabilidade.

Gestão de equipe

Cadastro de funcionários com cargos, permissões por área (criação, mídia, atendimento, financeiro) e alocação em projetos.

Timesheet (opcional)

Registro de horas trabalhadas por job/campanha para análise de rentabilidade real de cada projeto.

WiseData Agency para agências de publicidade

O WiseData Agency atende agências de publicidade que precisam de organização centralizada. Embora tenha raízes no marketing digital, seus recursos servem para qualquer tipo de agência:

• Empresas: cadastro completo de clientes com dados financeiros e histórico
• Projetos: organização por cliente com tipo de projeto, orçamento, equipe, arquivos
• Tarefas: kanban visual para controle de produção e entregas
• Financeiro: faturas por projeto, transações, relatórios de rentabilidade
• Reuniões: ciclos recorrentes com clientes, atas e histórico
• Propostas: gerador de propostas comerciais com tracking
• Portal do cliente: acesso para cliente acompanhar andamento
• Equipe: gestão de funcionários com permissões granulares

Prós:

• Sistema centralizado para gestão completa da agência
• Financeiro integrado com visão de rentabilidade por projeto
• Portal do cliente para transparência com o cliente
• Kanban visual para controle de produção
• Preço fixo por plano (não por usuário)

Contras:

• Não tem módulo específico de controle de mídia offline/BV
• Não tem timesheet nativo (ainda)

Ideal para: Agências de publicidade de pequeno e médio porte que precisam de organização centralizada sem a complexidade de ERPs tradicionais.

Outras opções de software para agência de publicidade

Dependendo do tamanho e complexidade da sua agência, outras opções podem ser consideradas:

Para agências pequenas e médias

• WiseData Agency: sistema completo para gestão geral, financeiro e projetos
• ClickUp/Asana/Monday: gestão de tarefas (sem financeiro)
• Notion: documentação e organização flexível (sem financeiro)

Para agências grandes (necessidades complexas)

• Runrun.it: popular no Brasil, foco em produção e timesheet
• Studio: específico para agências, inclui mídia e BV
• Operand: gestão completa com foco em produção
• Publi: ERP completo para agências de publicidade

A escolha depende do tamanho da agência, complexidade das operações e orçamento disponível. ERPs completos como Publi e Studio são mais robustos, mas também mais caros e complexos.

Como escolher o software certo para sua agência de publicidade

1. Avalie suas necessidades reais

Você realmente precisa de controle de BV e mídia offline? Ou a maior dor é organizar projetos e financeiro? Comece pelas dores principais.

2. Considere o tamanho da equipe

Ferramentas que cobram por usuário ficam caras em equipes grandes. Avalie o custo total, não apenas o preço inicial.

3. Pense na adoção

O software mais completo do mundo não serve se a equipe não usar. Prefira ferramentas intuitivas que não exigem meses de treinamento.

4. Verifique o financeiro

Agências de publicidade lidam com verbas altas e comissões complexas. O financeiro precisa ser robusto e integrado à operação.

5. Avalie o suporte

Suporte em português, documentação clara, onboarding assistido. Isso faz diferença na adoção e no dia a dia.

Perguntas frequentes sobre software para agência de publicidade

Qual a diferença entre agência de publicidade e agência de marketing?

Agência de marketing é um termo amplo que inclui estratégia, digital e comunicação. Agência de publicidade foca tradicionalmente em campanhas publicitárias, criação de peças e compra de mídia (TV, rádio, OOH, impresso).

Posso usar o mesmo software para agência digital e de publicidade?

Sim, se as necessidades forem similares. O WiseData Agency, por exemplo, serve para ambos os tipos. A diferença está em recursos específicos como controle de mídia offline e BV, que algumas agências de publicidade precisam.

O que é BV em agência de publicidade?

BV significa Bonificação por Volume. É uma comissão que os veículos de mídia (TV, rádio, etc.) pagam às agências pelo volume de compra de mídia. Algumas agências precisam de software que controle esse fluxo.

Preciso de ERP específico para agência de publicidade?

Depende do tamanho e complexidade. Agências pequenas e médias podem usar um sistema para agência de marketing como o WiseData Agency. Agências grandes com operação de mídia complexa podem precisar de ERPs específicos.

Como controlar a produção de peças em uma agência de publicidade?

Use um sistema com kanban visual e etapas claras (briefing → criação → revisão → aprovação → finalização). O WiseData Agency tem tarefas com kanban, checklists e comentários para esse controle.

Como fazer aprovação de peças com o cliente?

O ideal é ter um portal do cliente onde ele visualize as peças e aprove diretamente. O WiseData Agency oferece portal do cliente para essa finalidade.

Quanto custa um software para agência de publicidade?

Varia muito. O WiseData Agency custa a partir de R$ 671/ano. ERPs específicos como Publi e Studio podem custar R$ 500-2.000+/mês dependendo do tamanho da agência.

O WiseData Agency serve para agência de publicidade?

Sim, especialmente para agências de pequeno e médio porte que precisam de gestão centralizada de projetos, clientes, equipe e financeiro. Para operações de mídia muito complexas, pode ser necessário complementar com ferramentas específicas.

Organize sua agência de publicidade com o software certo

Um software para agência de publicidade precisa dar conta da complexidade criativa, produção pesada, aprovações formais e controle financeiro robusto. A escolha certa depende do tamanho da agência e das necessidades específicas.

O WiseData Agency é uma opção sólida para agências de publicidade de pequeno e médio porte que precisam de organização centralizada sem a complexidade de ERPs tradicionais.

Com o WiseData Agency, você garante:

• Gestão centralizada de projetos e campanhas
• Financeiro integrado com visão de rentabilidade
• Portal do cliente para aprovações e transparência
• Kanban visual para controle de produção
• Gestão de equipe com permissões

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Sobre o WiseData Agency: O WiseData Agency é um produto da WiseData Business, empresa de desenvolvimento de software. É o sistema completo para agências que querem organizar projetos, clientes, equipe e financeiro em um só lugar.

Lista de espera: lancamento.wisedataagency.com